Nous aimons tous un gémissement après une longue journée de travail - mais au fond, nous savons que si elles étaient juste un peu mieux organisées, les choses ne seraient pas si mauvaises. Nous sommes mieux préparés aux tâches qui nous sont confiées, mieux à même de faire face à des complications inattendues et moins susceptibles de paniquer lorsque les échéances sont dépassées.
Le gourou suédois des affaires, David Stiernholm, le sait également, et c’est pourquoi il est un struktör - une personne qui aide les gens à maîtriser les troubles quotidiens, leur permettant de développer des habitudes positives et de mieux se concentrer.
«La beauté de la structure réside dans le fait que même les changements les plus simples et les plus petits ont souvent des effets importants sur la productivité, sans parler des effets émotionnels et mentaux positifs», explique Stiernholm.
Il utilise ces principes dans les affaires, mais ils peuvent s’appliquer à tout, de la création d’un programme de formation à la planification d’un événement ou à la rédaction d’un livre. Suivez son plan en huit points pour remplacer le chaos par la structure.
1. Obtenez votre plan en place
L'amélioration de vos habitudes doit être considérée comme un projet comme les autres. Donc, votre première tâche est de choisir huit créneaux horaires de demi-heure lorsque vous travaillerez sur vos projets de structure, comme des réunions avec vous-même. Le premier slot est celui dans lequel vous programmez les sept prochains, alors félicitations, vous êtes déjà sur la bonne voie!
Lors de cette première réunion, trouvez un moyen de vous récompenser au fur et à mesure que vous progressez dans le programme. Si vous voulez un gadget ou une chose, créez un bon, divisez-le en huit jetons et donnez-vous un jeton à chaque fois que vous remplissez une section. Ou avoir un affichage visible où vous marquez les points. Un de mes clients a reçu une boîte de matches extra-larges et a écrit un sous-objectif sur chacun d'entre eux. Pour chaque but qu'elle a atteint, elle a allumé le match et a apprécié le sentiment d'accomplissement pendant que le match était épuisé.
2. Choisissez votre outil
Où enregistrez-vous les tâches à accomplir? Certains d'entre eux sont peut-être des courriels non lus ou marqués, avec d'autres sur Post-Its ou dans un cahier, tandis que d'autres sont dans une sorte d'application de liste de tâches. C'est une erreur courante. Plus vous avez de places pour vos notes, plus il sera difficile d'identifier ce sur quoi vous devez vous concentrer dès maintenant.
Obtenez un morceau de papier et écrivez toutes les choses que vous devez faire à votre esprit. Commencez avec ce que vous avez à faire aujourd'hui, cette semaine et ainsi de suite, et continuez aussi longtemps que vous le souhaitez.
Décidez où vous allez garder toutes vos tâches à faire à partir de maintenant. Peu importe qu’il s’agisse d’un outil numérique tel que Outlook, d’un ordinateur portable ou même de notes autocollantes sur un tableau. Une fois que toutes vos tâches sont dans un endroit, vous saurez immédiatement ce qui doit être fait et quand - et que vous ne manquez rien de crucial ou urgent.
3. Clarifiez vos tâches
Une fois, j'ai travaillé avec un entrepreneur de mode qui était à l'origine sage-femme. Un jour, une future mère qui avait une éruption cutanée inhabituelle sur son ventre lui a rendu visite. Mon client a pensé: «Nous devrions vraiment examiner cela» et a écrit «Important! Belly!”Sur une note autocollante, en la collant sur le recto du dossier médical du patient. Après quelques jours, elle a trouvé le dossier de ce patient en pile. Elle avait vu plusieurs autres ventres et ne pouvait plus se rappeler ce qu’elle voulait dire. Le diable est dans le détail lors de la formulation des tâches à faire.
Parcourez votre liste et formulez les détails de chaque tâche de manière concrète et approfondie. Si vous devez d'abord faire une chose puis une autre avant de pouvoir faire une tâche en dehors de la liste, divisez-la en deux tâches distinctes. Assurez-vous que chaque tâche contient un verbe, et méfiez-vous des verbes tels que «fix», «assurez-vous» et d'autres descriptions ambiguës de ce que vous avez l'intention de faire.
4. créez vos catégories
La valeur d'avoir une liste de tâches unique est claire. L'inconvénient est que regarder une longue liste de vos tâches peut sembler écrasant. C’est là que la bonne structure entre en jeu: en catégorisant, vous éviterez d’être distrait en voyant des tâches qui ne vous intéressent pas en ce moment, et il sera plus facile de vous concentrer sur la tâche à venir.
Où avez-vous besoin d'être physiquement pour faire la tâche? Combien de temps durera la tâche? Quand la tâche doit-elle être complétée par? Par exemple, si 20% de vos tâches peuvent être accomplies pendant votre trajet, vous ne consulterez qu'un cinquième de la liste entière lorsque vous la vérifierez dans le train.
Les outils de liste de tâches numériques vous permettent de classer les tâches en cochant une case ou en utilisant des étiquettes ou des étiquettes. Si votre liste de tâches est dans un format physique, vous pouvez utiliser des symboles écrits, diviser votre ordinateur portable en sections à l'aide d'onglets ou de séparateurs, ou simplement utiliser des surligneurs. Commencez par choisir une seule façon de classer vos tâches à faire et ajoutez progressivement d'autres catégories - sinon vous percevrez cette méthode comme difficile et compliquée, et revenez à vous souvenir des choses au lieu de les écrire (parce que c'est plus rapide”).
5. Prenez le temps de récapituler
Des choses inattendues se produisent tout le temps - et quand elles se produisent, les horaires et les plans sont perturbés. Nous avons l’intention de faire un changement et de créer un plan ambitieux pour y parvenir, mais quelque chose d’imprévu nous fait dévier. Les tâches considérées auparavant comme prioritaires peuvent soudainement ne plus être aussi importantes qu'une tâche nouvelle et plus urgente.
Le danger est que vous vous sentiez découragé plutôt que motivé et que votre situation de travail soit tout simplement impossible à changer.Donc, vous devriez faire de votre mieux pour vous attendre à l'inattendu. Au lieu d'une nouvelle tâche de structuration, considérez cet emplacement comme un emplacement «de secours» et utilisez-le comme une opportunité de revenir sur la bonne voie si vous êtes en retard sur l'une des tâches précédentes.
6. traquer les meules
La vérification régulière des tâches de votre liste vous permet de faire l'expérience de franchir une autre étape et d'accomplir quelque chose. Mais la plupart des gens ont des tâches qui restent sur la liste pendant des jours, des semaines ou même des mois. Ils sont juste assis là, en train de fermenter et de brasser des frustrations, et je les qualifie de «meules». Chaque fois que vous les voyez inachevés, vous vous sentez découragé et la liste perd de sa valeur. Plus vous les désactivez, plus il est difficile de commencer.
Trouvez vos meules et pour chacune d'entre elles, formulez la prochaine étape possible en tant que tâche à accomplir. Rendez-le petit, tellement petit que vous vous sentez presque gêné de l'écrire sur votre liste de choses à faire, et ce sera facile à faire et vous serez sur votre chemin, vous sentirez motivé - ce qui est bien mieux que coincé et passif. Vous pourriez même obtenir un tel coup de pouce que vous avez envie de vous attaquer à un ou plusieurs par jour.
7. Temps de rationaliser
Il y a beaucoup d'endroits où vous pouvez stocker des documents. S'ils sont physiques, ils peuvent se trouver dans des fichiers de magazines, des dossiers suspendus, une boîte de réception sur votre bureau ou simplement des piles; S'ils sont numériques, ils peuvent se trouver sur votre bureau, sur un serveur de fichiers partagé, sur une clé USB ou dans un nuage… ou sur plusieurs versions de l'un d'entre eux.
Vous savez peut-être vous y retrouver, mais si vous êtes toujours absent ou malade, personne ne le fera. L’autre danger est la distraction - plus vous avez de fichiers ou de piles, plus vous risquez d’en apercevoir un pendant que vous travaillez sur un autre et pensez à autre chose à faire.
Choisissez un (ou de préférence plus) de ces lieux de stockage. Ensuite, choisissez trois de ce que vous stockez à cet endroit. Puis déposez-le ailleurs ou, mieux encore, jetez-le. Vous êtes instantanément plus simple.
Une étude rapportée dans le revue de Harvard business ont montré que dans une journée de travail de huit heures, environ 70 minutes sont perdues pour les distractions. Si vous pouvez réduire cette perte de temps d’un dixième seulement, vous récupérez l’équivalent de trois jours et demi de travail par an.
8. Retour sur l'avenir
En faisant cela, vous aurez réalisé beaucoup de choses sur votre façon de travailler et cela vous donnera un outil de structure très important: la prévoyance. Si vous pouvez créer une routine qui fonctionne pour vous, vous pourrez anticiper les événements à venir.
Décidez de la fréquence à laquelle vous devez faire une pause et réviser votre liste et vos catégories, quand faire pour que cela fonctionne le mieux pour vous (les vendredis afin que vous puissiez «fermer» la semaine et vous détendre le week-end ou les lundis et programmez ces créneaux horaires. Créez une liste de contrôle de ce que vous allez traverser pendant ces périodes. Vous constaterez que cela vous donne plus de latitude, ce qui signifie que vous ne serez pas pris par des échéances imminentes et que vous aurez moins de chances de finir les choses à la dernière minute.
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Stratégies tueuses pour maîtriser votre liste de tâches
Le monde du travail est en train de changer, selon Alexandra Cavoulacos et Kathryn Minshew, fondateurs du pôle de carrières en ligne The Muse et les auteurs de Les nouvelles règles du travail. Suivez leurs conseils pour accélérer votre progression de carrière et trouver plus de temps pour faire ce que vous aimez.
Gagner la guerre contre le temps, ce n’est pas essayer des centaines d’outils en ligne prétendant aider les professionnels à être plus productifs. Oui, ces outils peuvent vous aider, mais fondamentalement, il s’agit de repenser votre utilisation du temps. Et cela commence chaque jour avec la façon dont vous organisez vos tâches.
Le réseau de l'emploi LinkedIn a compilé une enquête qui a révélé à quel point nos listes de tâches professionnelles ont besoin d'une transformation. Il s'avère que nous sommes très doués pour lister les choses que nous devons faire, mais pas vraiment pour les faire. En fait, près de 90% des professionnels reconnaissent qu’ils ne sont pas en mesure d’accomplir toutes les tâches de leur liste de tâches à la fin d’une journée de travail moyenne. Donc, si vous en avez marre d’aborder chaque jour les mêmes listes de tâches obsolètes - et à court terme -, voici quatre stratégies clés pour changer tout cela.
1. Conservez une liste de tâches unique pour le travail
Soyons honnêtes: si vous vouliez avoir une vue complète de toutes les tâches que vous deviez accomplir pour le travail, il y a des chances que vous ne trouviez pas tout sur une seule liste. Au lieu de cela, vous avez probablement quelques Post-its ici, un brouillon enregistré dans votre email, des notes dans des autocollants sur votre ordinateur, et peut-être une application de checklist ou deux sur votre téléphone, non? Mais si l’objectif est de tout faire, il est indispensable d’avoir un lieu unique pour vos tâches professionnelles. Alors, choisissez votre méthode de choix et commencez à consolider.
La liste peut être manuscrite à l’intérieur de votre agenda, un document que vous conservez sur votre bureau, une application sur votre téléphone ou autre chose - il ne s’agit pas du support, mais du processus de réflexion.
Assurez-vous simplement que, quelle que soit la méthode que vous utilisez, vous pouvez ajouter à votre liste de n'importe où. Cela signifie que si vous utilisez une application de bureau, vous souhaiterez configurer un système pour capturer les tâches à effectuer lorsque vous n'êtes pas sur votre ordinateur, comme les tâches que vous recevez lors d'une réunion ou l'appel téléphonique. vous vous souvenez pendant votre trajet de retour que vous devez faire demain.
Nous préférons nous envoyer ces rappels par courrier électronique, puis supprimer l’e-mail une fois que nous les avons transférés dans la liste principale.Mais simplement les écrire sur des notes autocollantes et les transcrire dans le fichier fonctionne aussi.
2. Suivez la règle 1-3-5
L'une des manières dont nous avons transformé non seulement notre propre productivité, mais aussi celle de toute notre équipe sur TheMuse.com, est de suivre la règle 1-3-5, développée par Alex. Voici l’essentiel: chaque jour, supposons que vous ne pouvez accomplir qu’une grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses, et affiner votre liste de tâches à ces neuf éléments.
Ça fait peur? Eh bien, c'est au début. Mais que vous le vouliez ou non, vous n’avez que peu d’heures dans la journée et vous n’obtiendrez qu’un nombre limité de tâches accomplies. Le fait de vous forcer à établir des priorités en créant des listes 1-3-5 signifie que les choses que vous accomplirez seront celles que vous choisissez de faire, plutôt que celles que vous accomplissez.
Bien entendu, le nombre de tâches elles-mêmes peut être flexible. Si vous passez une grande partie de votre journée en réunion, par exemple, vous devrez peut-être réduire le nombre de tâches. Ou si votre poste est un poste où chaque jour apporte beaucoup de tâches et d'affectations inattendues, vous pouvez essayer de laisser une tâche et deux petites tâches vides en prévision des demandes de dernière minute de votre patron.
Cela ne signifie pas que vous devez limiter votre liste de tâches principales à seulement neuf choses. Au lieu de cela, vous devez conserver deux types de listes: une liste exhaustive de tout ce que vous devez faire à un moment donné (tout en un seul endroit) et une autre plus courte qui vous donne les ordres de marche à suivre. fait aujourd'hui.
Avant de partir travailler le soir, nous vous recommandons de prendre quelques minutes pour définir votre 1-3-5 pour le jour suivant. Vous êtes donc prêt à courir le matin.
Planifier à l'avance de cette manière signifie également que vous pourrez avoir des conversations plus éclairées avec votre responsable lorsqu'il abandonne quelque chose de nouveau à faire immédiatement, ainsi que les outils permettant de redéfinir les priorités de votre travail. Par exemple, lorsqu'une présentation surprise tombe sur vos genoux, essayez: «Bien sûr, je peux vous le faire parvenir avant 15 heures, mais les rapports du premier trimestre ne seront pas prêts avant demain, puisque j'avais prévu de travailler là-dessus aujourd'hui..”
3. Compléter une tâche importante avant le déjeuner
Celui-ci peut être difficile, mais ça marche. Prenez une de vos grosses ou moyennes tâches et commencez par vous en occuper le matin même avant de vérifier votre courrier électronique, si vous le pouvez. Faites-nous confiance, il n'y a pas de meilleur sentiment que de franchir une tâche importante avant le déjeuner.
Brian Tracy, expert et auteur de la motivation, appelle cela «manger votre grenouille», un clin d'œil à la célèbre citation de Mark Twain: «Mangez une grenouille vivante le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée».
Kathryn identifie souvent ses «grenouilles» pour le lendemain - les tâches les plus difficiles ou celles qu’elle connaît le moins - la veille. Cela l'aide à se préparer mentalement à les affronter le matin et cela l'empêche de les remettre jusqu'au lendemain, puis le lendemain.
4. Bloquer votre calendrier
Si vous estimez que vous pouvez toujours surestimer ce que vous pouvez accomplir en une journée, essayez d’allouer du temps à chacune de vos tâches dans votre calendrier, comme vous le feriez lors de la planification de réunions. Une fois que vous avez défini les tâches de votre tâche ou de la liste 1-3-5, essayez de les programmer en bloquant la durée appropriée.
L'important est d'être réaliste quant au temps que chacun prendra réellement. L'écriture de cet e-mail important sur un client peut prendre 15 minutes, par exemple, alors que la préparation de la stratégie Q1 pour votre équipe peut prendre quelques heures.
Il est facile, mais dangereux, de tomber dans le piège de laisser les produits critiques travailler dans des moments qui restent entre les réunions. Comme l’a dit John Kenneth Galbraith, économiste, «les réunions sont indispensables lorsque vous ne voulez rien faire».
À moins que votre description de travail ne soit juste pour prendre des réunions (et nous ne le pensons pas), le blocage de temps est un excellent moyen de vous assurer du temps de travail: les choses qui font avancer l’entreprise et que les clients paient pour produire..
Lorsque vous essayez ceci, assurez-vous également de bloquer le temps dans votre calendrier pour rattraper le courrier électronique, le brainstorming ou d'autres tâches importantes, mais non orientées vers la livraison. Si vos responsabilités le permettent, essayez de bloquer une heure le matin et une heure l'après-midi pour travailler dans votre boîte de réception, puis prenez des mesures pour ne pas passer du temps entre le traitement des e-mails et le travail sur autre chose..
